Segue relação de documentos e orientações para a correta execução da contabilidade de sua empresa: Documentação para envio à Contabilidade: 1) Notas Fiscais dos Fornecedores, Duplicatas dos pagamentos; 2) Notas fiscais de Despesas com material de escritório, manutenção de equipamento, aluguel imobilizado, relatório de viagens, reformas, água, luz telefone, internet, em fim, todos os documentos financeiros; 3) Recibos de Salário/estagiários devidamente assinados, Recibo de Aquisição do Vale Transporte, Nota Fiscal do pagamento das Refeições, quando houver; 4) Pagamento de impostos FGTS, INSS, DARF-Simples, ISS, Sindicato entre outros: 5) Extratos Bancário, empréstimos e ou financiamentos em nome da empresa; 6) Notas fiscais emitidas (estas devem ser entregues no início do mês até o 2 dia útil); 7) Despesas com viagem devem vir acompanhadas de um relatório de despesas de viagem. 8) Se houver vendas a prazo, enviar Borderô de pagamento (relação de pagamentos) dos clientes e ou pagamentos efetuados em carteira. Orientações úteis: 1) Cheques: Os cheques emitidos devem vir acompanhados de cópia de cheque, ou documentos similar, e do comprovante de pagamento, recibo, fatura ou nota fiscal. 2) Controle dos Cheques emitidos: Peço que me envie o movimento Bancário em ordem seqüência de cheques emitidos (com as despesas) e identificando se houve cheques cancelados. 3) As Despesas e ou Materiais Consumo adquiridos a prazo: Devem ser enviadas ao escritório a 1ª Via da NF para que seja efetuada a provisão, mesmo que o pagamento seja em várias parcelas – e se esta informação não estiver impresso na nf informe a forma e datas de pagamentos: 4) Bloqueto Bancário/Compras a prazo: Devem vir acompanhados de uma segunda via da nf paga ou contenha anotação da referencia de qual nf, ou nf’s, esta sendo quitada/paga, exemplo: 1/3 , 2/3... ref. nf 1545 de 10.04.2003. 5) A aquisição de Bens para o Ativo Imobilizado (Equipamentos de Informática, mesas, cadeiras, entre outros), produtos, despesas e materiais de consumo, ou seja, despesas para funcionamento da empresa as quais deveram ser acobertadas pela 1º VIA DA NOTA FISCAL e se possível junto com um recibo de quitação, não podendo ser substituída por somente recibo, orçamento ou coisa do gênero; 6) Retenção de INSS E OU IRRF: Quando da aquisição de serviços de profissionais de profissão regulamentada do tipo: corretores, construtoras, advogados, arquitetos, consultoria, agências de empregos, mão obra, treinamento entre outros, Observar se na Nota Fiscal esta deduzindo IRRF (Imposto de Renda Retido na Fonte) ou INSS Retido, pois a empresa tomadora do serviço (ou seja, Vocês) deve repassar esses valores aos órgãos competentes e também esses valores são deduzidos do total dos serviços. Na ocorrência desses fatos entrar em contato com a contabilidade Imediatamente, antes do início do mês: 7) Contratação de Autônomos ou Profissionais Liberais: Caso a empresa contrate serviços de Autônomos e ou profissionais liberais esses tipos de serviços devem ter as seguintes situações: > Reter 11% de INSS, onde a empresa deduz esse percentual do valor a ser pago ao Autônomo e recolhe ao INSS > 5% ISS, se não houver Alvará de Autônomo, se for o caso apresentar cópia; > Solicitar o Nr do PIS e ou do Registro junto ao INSS > Caso a sua empresa seja optante pelo Lucro Presumido ou Real (exceto optante pelo simples) terá um encargo de 20% de INSS, sobre o serviço, que será pago no dia 02 do mês seguinte ao serviço prestado; 8) Canhotos de cartão de créditos, recibo simples, orçamentos, notas rasuradas: Não são aceitos para fins de comprovação de realização de despesas, (somente se vier acompanhado da NF); 9) Deve se evitar adquirir produtos, mercadorias, despesas e materiais de consumo, imobilizado através de Cupom Fiscal, caso ocorra o mesmo deve obrigatoriamente vir acompanhado de um recibo em nome da empresa ou vir impresso no próprio cupom o nome e CNPJ da empresa; 10) Os documentos Contábeis, trabalhista e fiscal deveram ser entregues para a Contabilidade sempre no começo do mês, preferencialmente ate o dia 5 de cada mês. Observação Final: Não são aceitos pela legislação para fins de comprovação de aquisições e ou despesas somente o recibo, notinhas simples, orçamentos, canhotos de cartão de créditos e Notas Fiscais rasuradas.